学生档案是学生在校学习期间形成的具有保存价值的原始记录，是学生个人经历、成长历程的真实记载，也是用人单位选拔、录用毕业生的重要依据。为规范学生档案管理工作，确保学生档案材料完整、保管妥善、利用充分、转递安全，根据《河南省大中专毕业生档案管理办法》《高等学校档案管理办法》及《平顶山工业职业技术学院档案管理办法》等相关文件规定，结合学校实际，修订本办法。
一、学生档案管理体系
（一）管理责任体系
坚持“学院主责、部门协同、校地衔接”的学生档案管理原则。各学院是学生档案形成、收集、初审的责任主体；学生处是学校学生档案管理的职能部门，负责业务指导与监督检查，统筹全校学生档案管理工作；教务处、招生处、就业处、武装部、团委等职能部门按职责分工提供档案材料并配合管理。
（二）部门职责细化
1.学生处学生档案管理职责
学生处是学生档案管理部门，负责组织实施学生档案的日常管理工作。其主要职责为:
（1）制定、完善学校学生档案管理各项规章制度，统筹协调学校学生档案管理工作；
（2）建设和培训兼职学生档案管理队伍，指导、检查学院学生档案管理工作；
（3）及时印刷、发放学生档案相关材料；
（4）负责学生档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、审核、整理、归档，档案信息化建设等日常管理工作；
（5）做好学生档案数据统计、分析和查询工作；
（6）负责学生档案的查（借）阅的登记管理工作；
（7）配合有关方面调查涉及学生档案的违规违纪违法行为；
（8）办理其他有关学生档案事项。
2.各学院学生档案管理职责
各学院是学生档案形成部门，应积极配合学生档案管理部门工作，共同促进学生档案工作有机衔接、协同推进。其主要职责为:
（1）接收入学新生档案。每年新生报到注册后，组织新生以班级位单位，及时上交档案材料；
（2）新生入学资格审查时，学院按照上级管理部门和学校招生处、学生处等部门的要求，做好新生档案材料的核对和审查工作；
（3）学院对接收的各类学生档案材料要及时按照年级、专业、学号顺序排列，提交学生处档案管理部门存放保管；
（4）定期收集、整理学生各类档案材料并及时归档；
（5）及时向学生处提交退学、休学或转学、奖惩等各类学生信息数据。
（三）学生档案管理人员职责
1.各学院指定专人负责学生档案的管理，负责学生各类档案材料的收集及移交工作。
2.学生档案管理工作人员职责：
（1）热爱档案管理工作，认真、细致、公道、正派，坚持原则，不徇私情；
（2）遵守保密制度，不得擅自将档案带出档案室，不得向外人透漏档案内容，确保档案室安全；
（3）接收、检查核对新生档案，配合招就处等部门做好新生资格审查工作；
（4）定期收集、整理学生档案材料并及时归档；
（5）做好学籍变动学生档案的调整和处理；
（6）及时提供符合规定的学生档案查阅工作；
（7）负责毕业生档案材料的整理、检查和转递工作；
（8）做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。
二、学生档案归档范围与归档时间
（一）高考(中招考试)档案材料：主要包括前置学历学生档案材料（报名表、体检表、志愿表、政审表、中学成绩单和奖惩材料）或加盖录取高校公章的考生电子档案信息纸质材料等。各学院在新生入学后两个月内以班级为单位收缴新生档案，班级填写《班级学生档案收缴情况表》，学院填写《档案收缴情况汇总表》（见附件表1、表2）。若有学生高考档案丢失，应通知学生尽快到生源地招办补办，否则因缺少原始档案造成的后果由学生本人承担。
（二）入学材料：包括新生入学登记表和新生体检表等。新生入学登记表在新生报到后各学院开始组织学生如实填写，在新生入学一个月内归档；新生体检表下发后要及时归档。
（三）学籍材料：各学习阶段学籍登记材料（学籍表），以及保留入学资格、休学复学、转学转专业、退学等学籍异动材料，以上材料在手续完成后及时归档。
（四）鉴定考核材料：包括各学习阶段学年综合考核表、军事训练鉴定表、学生实习考核结果等材料。学生学年综合考核表由学院每学年组织学生填写一次，每年7月15日完成上一学年材料归档；军事训练鉴定表由学生处组织、指导各学院在军训结束后一个月内归档；其它鉴定考核材料也需在鉴定考核结束后及时归档。
（五）毕业材料：包括毕业生登记表、专升本报名登记表等材料。由各学院组织毕业班学生填写，学生离校前10个工作日内统一归档。
（六）奖励材料：校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀共产党员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明材料。学生各类奖励的原始材料，由相关部门组织、指导各学院在奖励决定下达后15个工作日内归档。
（七）处理、处分材料：在校期间违反校规校纪、触犯国家法律法规等形成的各类处理、处分材料及解除处分材料。学生各类处理、处分的原始材料，由相关部门组织、指导各学院外分决定下达后15个工作日内归档。
（八）服役材料：在校期间应征入伍服兵役的相关材料。学生复学后30 个工作日内把服役相关材料归档。
（九）学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程和教育教学各环节学生课程成绩单。学生课程成绩单材料由各学院打印，在毕业生离校前统一盖章归档。
（十）参与社会实践活动材料。社会实践活动材料由团委组织、指导各学院在社会实践结束后一个月内归档。
（十一）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
三、学生档案归档材料要求
（一）材料必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间。
（二）必须手续完备，规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
（三）归档材料须使用A4规格纸张（210mm×297mm），手写材料须使用蓝黑或碳素墨水钢笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，字迹要工整，不得涂改；表格类材料须填写完整，无空项（无内容处填“无”）。
（四）一般不得用复印件代替原件存档，确需以复印件归档的材料，须由档案形成部门在复印件上注明“与原件相符”，加盖部门公章并注明日期，经办人签字。
（五）学生档案要按规定填写齐全，写明班级及学号。学生因某种原因提前离校或退学，要将有关材料及时归档，任何单位和个人不得将其有关材料随意销毁或丢失。
四、学生档案的查（借）阅
（一）校内职能部门因评优、资助、政审等工作查阅档案的，须提交《校内查阅学生档案审批表》（附件3），经部门负责人签字、学生处领导审批后，方可查阅；查阅涉及学生隐私的材料（如处分、体检结果等），须经学生处领导审批，且查阅人员仅限于工作必需的相关人员。
（二）校外单位查阅档案除提供县（团）级以上组织、人事部门介绍信外，还须提供查阅人员有效工作证（或身份证）复印件，介绍信须明确查阅事由、查阅内容及查阅人员身份，经分管学生工作的校领导同意后方可查阅（校外查阅审批手续见附件表4）。
（三）查阅学生档案，必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及学校《档案管理办法》，阅档时严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。要注意保护档案,不得弄脏弄湿。查阅学生档案的单位，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要利用档案材料取证，必须由学生处处长批准，方可复制拍摄。（查阅申批表中是否需要复制材料，复制材料清单）
（四）无论何种原因查阅学生档案，均需档案管理负责人在场，不少于两人且在档案室内进行查阅。
（五）学生档案一般不外借，如必须借出使用，要说明原因由分管学生工作的院领导批准，并严格履行借用手续。借出时间一般不得超过7天（含休息日），借出档案不得擅自转借他人（借用档案申批手续见附件表5）。
（六）各学院学生档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。
（七）凡查阅或借用学生档案，归还时档案管理员要认真进行复核签字确认。
五、学生档案的转递
（一）学生毕业前，学院应按本办法要求及时做好档案材料上缴归档工作，学院要由专人负责认真审查，确保材料齐全。
（二）学生处负责毕业生档案材料的转递，通过机要局寄发或遵照有关规定执行。学生档案一经寄发，凡未及时入档的资料，均由其负责学院转寄，若出现问题要追究该单位的责任。
（三）学生档案一般不准本人自带。但因特殊情况（毕业生到偏远地区（无机要通信条件）就业、到部队服役且部队要求自带档案的）且有对方单位人事部门出具证明，方可将档案密封后由学生自带。学生自带档案时，须签订《学生自带档案责任承诺书》（附件6），明确档案密封要求、转递时限（自领取之日起 15 个工作日内交至接收单位）及丢失、损毁责任，由学生本人签字确认。
（四）应届毕业生考取对口升学或专升本的，学生持录取通知书到学院领取档案。
（五）用人单位提取毕业生档案时必须持单位人事部门介绍信和本人身份证，方可提取档案。
（六）其它情况下学生如需提档，需由辅导员或院部指定人员，持学院出具的提档申请（加盖学院公章）来学生处档案室提档。
（七）根据国家政策，学生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，待落实工作单位后，将档案转递至工作单位所在地。申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案寄回户籍地公共就业人才服务机构。
六、其他
1.本规定适用于全日制在校学生档案管理。
2.本规定自发文之日起执行。原《平顶山工业职业技术学院学生档案管理办法》同时废止。此前有关规定与本规定不符，以本规定为准。
3.若河南省教育厅有新的相关规定，以河南省教育厅规定为准。
4.本规定由学生处负责解释。
附件：1、班学生档案收缴情况表
2、学院学生档案收缴情况汇总表
3、校内查阅学生档案审批表
4、校外查阅学生档案审批表
5、学生档案外借审批表
6、学生自带档案责任承诺书
7、学生档案交接登记表
学生处
2025年9月24日
