第一条 为了进一步做好我院的会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，依据《会计基础工作规范》，结合学院实际情况，制定本办法。
第二条 原始凭证的取得和填制。原始凭证是记录经济业务的发生和完成情况的书面证明。在会计事务中，按一定的标准和要求，原始凭证可以划分为：单用途凭证和多用途凭证；一次凭证和累计凭证；外来原始凭证和自制原始凭证。原始凭证是每次经济业务发生和完成时直接取得或填制的，《会计法》规定，每个单位、每项经济业务的发生如：款项和有价证券的收付；财物的取得、增减和使用；债权、债务、的发生和结算；收入、费用、成本、财务成果的取得和分配等都应办理手续，填制会计凭证。
第三条 原始凭证必须具备的内容：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证的单位名称和填制人的姓名，经办人或责任人的签名和盖章；接受凭证单位的名称；经济业务的内容、实物数量、单价和金额。由于经济业务的多样性，有些原始凭证还必须具备以下内容：从外单位取得的原始凭证，应盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证应有填制人员的签名或盖章；有些特殊的原始凭证，出于习惯或使用单位认为不易伪造，则不加盖公章，但这种凭证一般应有固定的特殊标志，如火车票。使用统一发票，发票上应印有税务专用章，或财政部门统一印制的收据。
第四条 对不同经济业务的原始凭证的基本要求：
一、填制原始凭证必须做到真实可靠，内容完整，填制及时，书写清楚。
二、从外单位和个人取得的原始凭证必须符合第三条之规定；自制原始凭证必须有经办单位负责人或指定人员签名盖章；对外开具出的原始凭证，必须加盖本单位公章。
三、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。
四、一式几联的原始凭证，应当证明各联的用途，只能以一联作报销凭证，一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号。作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
五、职工因公借款，必须使用的借据，并由借款人亲自填写，经领导签字后，附在借出款项记账凭证上，收回借款时，作收款记账凭证。
六、经上级或本单位领导批准的业务，应将批准的文件作为原始凭证附件，如果批准文件需要单独归档，应在凭证上注明批准机关名称，日期和文件号。
七、从外单位取得的原始凭证如遗失，应取得原签发单位盖有公章的证明，如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人和财务负责人批准后，代作原始凭证。
八、为了分清经济责任，各项费用开支的报销，经办人员应先填制“费用报销单”，按规定的内容正确填写，经单位负责人同意签字后，附上原始凭证，如有专项报告和批准文件的也同时附上，到财会部门办理报销手续。
第五条 原始凭证的复核
一、真实性和完整性的复核。
（一）真实就是原始凭证上反映的应是经济业务的本来面目，不得掩盖，歪曲和颠倒。
（二）经济业务的当事单位和当事人必须是真实的。包括开出原始凭证的单位，接受凭证的单位，填制凭证的负责人，取得原始凭证的责任人都要据实填写，不得冒他人、他单位之名，也不得填写假名。
（三）经济业务发生的时间、地点和填制凭证的日期必须是真实的。不得把经济业务发生的真实时间改为以前或以后的时间，不得把甲地发生时日期改变为以前或以后的日期。
（四）经济业务的内容必须是真实的。购货业务要标明货物的名称、规格、型号等；住宿业务，要标明住宿的日期；乘坐交通工具业务，要标明乘坐何种交通工具及起止地点。
（五）经济业务的“量”必须是真实的。这里说的“量”，是指实物量和价值量。购货业务，要标明所购货物的重量、长度、体积、个数；其他经济业务也要标明计价所使用的量。例如吃一次饭、住宿一天、参观展览一次、治疗一次或一个疗程等。真实最重要的要求就是单价、金额必须是真实的，不得在原始凭证填写时抬高或压低单价、金额必须是真实的，不得在原始凭证填写时抬高或压低单价，多开或少开金额。
（六）完整指的是原始凭证应具备的要素必须是完整的。手续必须齐全，要符合实际情况，数字、文字要填写清楚、正确，有关单位和人员的签章应完备，凭证无涂改、污损或不符合规定的更正等。
二、合法性复核：就是要按会计法规、会计制度和预算办事。复核凭证所反映的经济业务是否合法合规，是否符合有关政策、制度的规定和计划要求，是否符合审批权限和手续，有无突破计划，铺张浪费，违反财经纪律等现象，经审核后，如果发现问题按以下方法办理。
（一）对于记载不准确、不完整、不符合下列有关规定的凭证，应予以退回，要求更正、补充、或注销重制。
（二）对于一切违反国家统一财政、财务制度规定的收支凭证，应不予办理。单位行政领导人坚持办理的，财会部门的会计人员可以执行，同时必须向上级主管单位行政领导人提出请求处理的书面报告，对于弄虚作假、营私舞弊，伪造涂改等违法乱纪行为，应扣留凭证，并报告单位行政领导和纪律检查部门。
（三）转账用自制原始凭证，按所填制的单位不同，可以分为：单位内部转账和会计机构内部的转账；领用材料，是一种转账业务，领用材料所填制的领料单，不是会计机构内部填制，为单位内部转账；学生困难补助等都是会计机构内部办理的，为会计机构内部转账。复核转账用自制原始凭证时，应把重点放在对转账业务是否符合会计制度的规定和转账业务的计算是否正确上面。
第六条 记账凭证
一、记账凭证的格式和内容：
（一）记账凭证的名称。
（二）填制凭证的日期。
（三）经济业务的内容摘要。
（四）应记会计科目的内容、方向和金额。
（五）所附原始凭证的张数。记账凭证所附原始凭证张数的计算原则是：没有经过汇总的原始凭证，按自然张数计算，有一张算一张，经过汇总的原始凭证，每一张汇总单或汇总表算一张，例如某职工填报的差旅费报销单后面附有火车票、汽车票、市内公共汽车票、住宿费结算等原始凭证共45张，这45张原始凭证在差旅费报销单上的“所附原始凭证张数”栏中已作了登记，在计算原始凭证张数时，这一份差旅费报销单就只能算一张。
（六）有关责任人的签名或盖章，包括制单、复核、记账、稽核、会计主管的盖章。
（七）收款凭证、付款凭证应由出纳人员签名或盖章。
（八）凭证编号应按月编制记账凭证的统一序号，以自然数1、2、3、4、5……顺序编号，一张凭证编一个号，不得跳号、重号。业务量大的单位，可以使用“记账凭证编号单”，按照本单位记账凭证编号方法，事先在编号单上印上顺序号，编号时编一个由制证人打符号“√”注销一个号，装订凭证时可将编号单附上，记账凭证的编号和张数一目了然，便于查考。复杂的会计事项，需要填制2张或2张以上的记账凭证时，应另编分号，即在原编号后面用分数形式表示，如：第26号凭证的会计事项需要编制3张记账凭证，则第1张为26 1/3，第2张26 2/3，第3张26 3/3。采用电算化记账的按电算化格式使用记账凭证。
二、填制记账凭证的要求
（一）记账凭证必须附有经审核无误的原始凭证，如果一张原始凭证，涉及几张记账凭证，可把原始凭证附在首张记账凭证后面，在其他记账凭证上注明附有原始凭证的记账凭证的编号。
（二）确定记账凭证，正确使用会计科目，作出正确的会计分录。
（三）以简明扼要的语言，摘要写明经济业务的内容。
（四）对于货币资金之间的收付业务（如现金存入银行或从银行提取现金），只填制付款凭证，不填制收款凭证，以免重复记账。
（五）记账凭证可以根据一张或多张原始凭证填制。
（六）已经登记入账的记账凭证内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某日某月某号凭证”。同时再重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”，如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调整金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度的错误，应用填制一张更正的记账凭证，在填写更正记账凭证的同时，应在原发生错误的记账凭证上注明“某年某月某日记账凭证已调整”便于核对。
三、记账凭证的审核
（一）记账凭证是否附有必要的原始凭证。
（二）所填制会计科目的名称、方向及金额是否正确，与原始凭证的金额是否相符。金额的明细数与合计数是否相符。
（三）应填项目是否齐全，有关人员是否都已签名盖章，经审核后，如果发现记账凭证的记录不全或记录错误，应交有关人员另行填制。
四、数字书写的基本要求
（一）阿拉伯数字应一个一个地写，不得连笔，阿拉伯数字金额前面应写人民币符号“¥”或外币符号，人民币符号“¥”或外币符号与阿拉伯数字金额之间不得留有空白，凡阿拉伯数字前面有人民币符号“¥”或外币符号的数字后面不再写“元”字。
（二）所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；元、角、分的角位和分位可写“00”或“一”；有角无分的，分位应写“0”不得用符号“一”代替。
（三）汉字大写金额数字，一律用正楷字或行书字书写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾佰、仟、万、亿、圆（元）、角、分、零、整（正）等易于辨认，不易涂改的字样，不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）等字样代替，不得任意自造简化字。
（四）大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字之后应写“整”或“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字。
（五）大写金额数字前面未印有人民币字样的，应加填“人民币”三字，人民币三字与金额之间不得留有空白。
（六）阿拉伯金额数字中间有“零”字、如人民币107.40，汉字大写金额应写成人民币壹佰零柒元肆角整。阿拉伯数字中间连续有几个“0”字，如30004.56，汉字大写金额应写成：叁万零肆元伍角陆分。阿拉伯数字金额元位是“0”，或数字中间连续几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可只写一个“零”字也可不写“零”字，如币1320.56，汉字大写金额应写成人民币壹仟叁佰贰拾元零伍角陆分，或人民币壹仟叁佰贰拾元伍角陆分，又如1000.56元，汉字大写金额就写成人民币壹仟元零伍角陆分，或人民币壹仟元伍角陆分。
第七条 记账方法
新会计制度中规定：记账以人民币作为记账位币，在会计核算工作中，为了反映会计对象，在设置账户后还要采用一定的记账方法。记账方法是根据一定的原理，采用某种记账符号和记账规则，在账户记录经济业务的一种方法。我院所属会计单位，统一使用借贷记账法。借贷记账法应该遵守的原则是：有借必有贷，借贷必相等。会计分录允许做成“一借一贷”，“一借多贷”，“一贷多借”，借贷两方金额必须相等，借和贷作为记账符号，用于指明在账户中的记录方向是借方，还是贷方，而所记数字是增加还是减少则取决于账户的性质，借贷记账法是比较科学严密复式记账法，能清晰的反映账户与账户之间的对应关系。
第八条 登记账簿的规则
为了保证记账工作的质量，使账簿记录保持正确，完整和清楚，要求会计人员增强责任感，工作认真、负责、细致，登记账簿时遵循下列规则：
一、为了保证账簿记录的合法性和完整性，明确记账责任，在账簿启用时，应写明单位名称和账簿名称；并在“启用表”中写明启用日期，账簿页数（活页账簿应在装订成册后记明页数），记账人员和会计主管人员姓名，并加盖人名章和单位公章，会计人员和会计主管人员调动工作时，应注明交接日期，接办人员和监交人员姓名，并由交接双方人员盖章，为了便于查阅，在总账和明细账的首页，应附全部账户名称的页次目录。
二、登记账簿时，应将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项登记入账簿内，同时在凭证上签章，注明“√”符号，表示已经记账。
三、各种账簿必须按规定的页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行出现空行，可以登记新的会计事项填补空行，如果无法补记时应将空行划线注销，盖“次行空白”戳。如果发生隔页也划横线注销，盖“此页空白”戳。各账户的每一张账页登记完了需要继续登记时，须在本页的最末一行摘要栏写上“过次页”字样，并在下一页的第一行摘要栏上写上“承前页”字样，然后按账户是否要求结出发生额，分别将发生额和余额结出并结转到下页。具体办法是：
（一）需要结计本月发生额的账户，结记“过次页”的合计数应为本月初至本页末止的发生额合计数，这样可以根据“过次页”的合计数随时了解本月初至本页末止的发生额，也便于月末结账时加计“本年合计”数。
（二）不需要结计本月发生额的账户，结记“过次页”的本页合计数，应是自年初起至本页末止的累计发生额，这样可以从“过次页”了解自年初至本页末的累计发生额，也可为年终结账时加计“本年累计”提供方便。
五、结账。为了正确反映一定时期内在账簿中记录的经济业务，总结有关经济活动和财务状况，各单位必须在本月末进行结账，不得为赶编报表而提前结账更不得先编报表后结账。
六、为了正确反映成本、费用账户内累计发生额，防止发生额出现虚数，如遇有费用收回时要作减少支出处理，可用红字在相反方向登记。
七、账簿应做到记录完整，数字正确，说明清楚，如果发生错误，不得涂改刮擦、挖补或用药水清除字迹。
第九条 账务处理程序
学院统一使用“科目汇总表处理程序”，设置总分类账（按一级科目开设账页）、明细分类账（根据管理的需要可采用三栏式或多栏式账页）。总分类账、现金日记账，银行存款日记账、明细分类账使用活页式账簿，记账凭证使用收款凭证、付款凭证、转账凭证三种格式。会计报表根据上级有关要求统一设置，科目汇总表财务处理程序是先根据记账凭证定期填制“科目汇总表”，然后据以登记总分类账。科目汇总表是根据各种记账凭证，按照相同的会计科目归类，可以每装订一本记账凭证汇总一次，也可以每十天汇总一次，登记一次总分类账。科目汇总表财务处理程序的基本内容是：
一、根据原始凭证登记收款凭证、付款凭证和转账凭证。
二、根据收款凭证和付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。
三、根据收款凭证、付款凭证和转账凭证逐笔登记明细账。
四、根据收款凭证、付款凭证和转账凭证填制科目汇总表。
五、根据科目汇总表登记总账。
六、月终将现金日记账、银行存款日记账的余额以及各种明账余额合计数，与总账有关的余额核对相符。
七、月终季末根据总账和各明细账的记录编制生成月报和会计报表。
第十条 会计凭证的传递程序
会计凭证的传递，是指会计凭证从填制（自制凭证）或取得（外来凭证），经过审核整理、记账到归档保管为止，有关业务部门之间按规定时间沿着一定的次序传递和处理的程序。会计凭证传递程序如下：
一、财务部门会计凭证的传递。
（一）办理收款业务
1．收取现金：有关业务部门经办人员或交款人员到财会部门交现金时，原始凭证应由负责审核人员审核后，交制单人员填制发票（收据），同时填制“收款凭证”，再交给出纳人员收款。
2．收取支票：原始凭证经审核后，出纳人员根据审核人员填制的发票应收的金额，填写对方的支票同时填制记账单送存开户银行，经开户银行盖章后的进账单回单联同发票一起交制单人员，附在有关凭证填制收款凭证和转账凭证。
3．汇兑收款：制单人员根据从开户银行取回的原始凭证填制收款凭证。
（二）办理付款业务
1．财会部门应严格执行计划，控制支出，计划外的开支必须有经单位主管领导批准的专项开支计划报告，方能开支。
2．审核报销：经手人填制的“费用报销单”应附齐原始凭证和附件，不齐全的不能报销。原始凭证经审核人员审核，并注明费用应列入账户和签名后，交制单人员填制付款凭证，再交出纳人员付款或结算。使用支票付款的应将支票存根附在“费用报销单”上，交制单人员填制“付款凭证”和“转账凭证”。
3．通过开户银行收款、付款的记账凭证，由制单人员填制后，交出纳人员登记日记账，再转交登记明细账人员登记明细账。
（三）转账结算业务
采用集中清算的单位或通过内部转账结算的其他款项应由制单人员审核，根据有关原始凭证填制“转账凭证”，交记账人员登记明细分类账。
1．登记总分类账，应由负责登记总分类账人员负责保管、整理。年度终了，应填制会计档案案卷目录，移交兼管会计档案人员办理移交手续。
2．审核报销人员可以填制收款凭证、付款凭证，审核报销人员不在位时，制单人员可以办理审核、报销业务，制单人员可以由记账人员兼管。
3．两个人的会计单位，出纳人员可以填制收款凭证、付款凭证，但应经会计人员审核后，方能登记日记账。
二、现金收付款凭证的传递
凡办理现金收付业务，必须先取得或填制有关的原始凭证。
（一）现金的收入
1．学生交纳的学费、住宿费、教材费、等收入。
2．实验室对外开放收入。
3．出差、探亲和采购人员报销结算退回剩余的现金。
4．门诊部向就医人员收的挂号费、药费。
5．其他应交财务的款项。如废旧物资、设备处理，闲置设备出租转让等。
（二）现金的支出
一、支付职工的工资、津贴、补贴和各种奖金等劳动报酬，每月根据工资结算表和奖金分配表到财会部门借款，由经办部门发给个人，根据本人签字的分配表填制“费用报销单”经单位领导签字后到财会部门办理报销手续，同时退回借款的借据。“费用报销单”是填制付款凭证的依据。
二、离退休人员的生活费，每月由财会部门填制工资结算表，经由本人签字后支付。工资结算表是填制付款凭证的依据。
三、按规定付给个人的稿酬、讲课酬金、科技发明奖励等个人劳动报酬，经办部门应填制分配表到财会部门借款，由经办部门发给个人，根据本人签字的分配表填制“费用报销单”经单位领导签字后到财会部门办理报销手续，同时退回借款的借据。
四、职工救济的支付，经批准的“困难救济申请表”由工会加盖公章后，由本人到财会部门领款，“申请救济表”是填制付款凭证的依据。
五、职工医药费和离退休人员医药费的支付，“ 医药费报销单”是填制付款凭证的依据。
六、职工出差、探亲和采购人员预借差旅费和备用金时，经手人应填制借据，经单位负责人同意签字后，到财会部门借款。借据是填制付款凭证的依据。
七、因不足银行转账起点，用现金购买材料和其他物品时，经办人员填制“费用报销单”将发票附后，工程用材料取得“验收单”，经单位负责人签字后到财会部门报销。“费用报销单”和“验收单”是填制付款凭证和转账凭证的依据。
八、死亡遗属生活费的支取，根据工资部门提供的离退休、在职职工死亡遗属每月生活抚恤金支取单支取现金。
九、现金存入银行时，应填制进账单，一式两份，将现金送存银行，经银行盖章后的进账单回联是填制付款凭证的依据。借记“银行存款”科目，贷记“现金”科目。
（三）银行收付款原始凭证的传递
银行存款收付款业务的内容，包括在银行账户中存取现金和转账收付等业务。支票分为现金支票和转账支票，转账支票不能支付现金，在同城或票据交换地区，商品交易和劳务供应及其他款项的结算均可以使用支票。使用支票结算后，经办人员必须在五天之内到财会部门办理报销手续以便及时与银行核对账目。支票金额起点为一百元，支票付款期限为十天（从签发的次日算起，最后一日遇节假日顺延），签发支票应使用碳素墨水填写，不得更改，签发人应该在银行账户余额内按规定向收款人签发支票。账户结清时，必须将全部剩余空白支票交回银行注销。
第十一条 会计报表。为了准确反映学院财务状况，及时向决策者提供真实可靠的会计资料，按照财政部新会计制度的要求及省财政厅会计报表的具体情况，就会计报表的编制，作具体规定如下：
一、在编制报表之前必须作好以下工作
（1）认真清理债权债务，作好对账和财产清查工作，做到“账证、账账、账物”三相符。
（2）应将本期发生的经济业务登记入账。结清各个账户的本期发生额和期末余额，不得为赶编会计报表而提前结账，也不得先编会计报表后结账。
（3）银行存款余额必须和银行对账单余额一致，才能编制年终决算报表。如果金额不符，应通过未达账项调节表调平。
二、会计报表必须完整。必须按照省财政及平煤集团统一规定的报表种类、格式进行编制，各项指标及补充资料应填列齐全，报表单位名称、报送日期应写清楚。
三、会计报表应准确、真实，不得以估计数代替实际数，更不得弄虚作假，伪造报表数字。
第十二条 会计工作交接
一、为了明确经济责任，保持会计工作的连续性，会计人员调动或因故离职时，应该与接替人员办理交接手续的，不得离职。
二、会计人员离职前，应将本人经管的会计工作，在规定的期限内全部交清楚，接替人员应认真接管移交的工作。移交后如发现原经管的会计业务有违反会计制度和财经纪律等问题，仍由原移交人负责。
三、会计人员办理移交手续前，应该做好以下工作：
（一）已经受理的经济业务（包括：收款、付款和转账业务）尚未填制会计凭证的应填制完毕。
（二）尚未登记的账目，应登记完毕，并结出各账户的余额，各明细分类账户的余额应与有关总分类账户余额核对相符，并填制“科目余额表”平账，在最后一笔余额加盖经办人名章。
（三）填制移交清册，列明应交的会计凭证、账簿、报表、公章、现金、有价证券、支票、文件资料和其他物品的内容。
四、会计人员办理交接手续时，必须由监交人负责监交，必要时上级主管部门派人监交。
五、移交要按照移交清册逐项移交，接替人要逐项核对点收，移交时必须做到：
（一） 现金、有价证券要根据账簿余额进行点交，必须与余额一致，不一致时，移交人员要在规定的期限内查清楚，方能办理交接。
（二） 会计凭证、账簿、报表和其他会计资料应完整无缺，不得遗漏，如有短缺，移交人应该找齐，如有不齐的应查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责。
（三） 银行存款账与银行核对相符，并编制银行存款余额表。
（四） 各种债权、债务余额应与往来单位、个人核对清楚。
（五） 财产物资账户余额应与物资账核对相符。
（六） 移交人经管的公章、业务专用章和其他实物，应交接清楚。
六、会计主管人员移交时，应将全部财务会计工作（包括本级和所属单位），重大的财务收支和会计人员的情况等向接替人详细介绍，对需要移交的遗留问题，应写出书面材料。
七、交接工作结束时，交接双方和监交人要在清册上签名与盖章，并应在移交清册上注明单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。移交清册一般应填制一式三份，交接双方各一份，存档一份备查。
八、接替的会计人员应继续使用移交的账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。
九、会计人员临时离职或因事因病不能到岗工作的，会计主管人员或领导必须指定人员接替或代理。
十、会计人员因调动工作或因其他原因离开学院，应成立由财务处负责人参加的接交小组，按照上述程序进行交接，未办清交接手续前不得办理调动手续，否则，出现的问题由监交人和接交人负责。
十一、单位撤消时，必须留有必要的会计人员，办理清理工作，编制决算，未移交前，不得离职。接收单位和移交日期由上级主管部门确定。
第十三条 会计轮岗
一、会计人员的轮岗期限定为二年进行一次，如有特殊情况可具体对待。
二、会计人员在轮岗时应将原分管工作的情况向接交人员详细介绍，必要时写出书面材料移交并存档。
三、会计轮岗的对象是财务处所有的会计人员。
四、轮岗会计人员仍要对本人移交前的工作负责。
五、财务处会计人员的轮岗本着内部岗位之间的轮换，实行交叉轮岗。
六、对于年终考核不合格的会计人员，不实行轮岗，而实行待岗。
