院属各单位：

为进一步加强学院影像资料归档管理，更好地保存和开发利用影像资料信息资源，按照《平职学院影像归档与管理办法》请各单位认真做好影像资料分类整理并报办公室档案室归档。

一、归档范围

（一）反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。

（二）上级领导、专家、社会知名人物来学院检查、视察、指导工作的照片。

（三）本单位在职能活动中主办或者承办的各种会议的照片。

（四）学院本单位组织的重大庆典活动、文化体育活动形成的照片。

（五）记录本单位建设发展史的照片。

（六）各类学术科教活动照片：如外来专家讲座，全院（部门）学术讲座；派出参加学术活动、进修培训、参观学习；分批实习、进修结业留影、承办（主办）学术活动，各种技术、科教合作项目签约（挂牌）场景等。

（七）各类代表性业务活动照片：

（八）其他具有保存价值的照片。

二、归档时间

对具有保存价值的照片，各部门按规范要求进行收集、整理，2011年5月1日前向办公室移交。

三、归档要求

（一）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，未加修饰剪裁。

（二）照片归档时，应一并提供照片说明。照片的说明要填写时间、人物、事由等要素，文字说明要简练准确，确切地反映照片的内容。

1、时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。例：2009年5月30日写成20090530

2、人物：照片影像上主要任务的姓名、职务。

3、事由：照片所反映事件、事物的情由。

（三）数码照片归档时应统一转换为JPEG格式。

（四）用数码相机直接拍摄的数码照片，其像素应在300万以上。

办公室

二○一一年三月二十日